Outsourcing kadry i płace oraz HR

Zarządzanie firmą stanowi wielkie wyzwanie logistyczne. Należy zadbać o wiele spraw jednocześnie, nic więc dziwnego, że coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie z pomocy firm zewnętrznych, oferujących outsourcing w zakresie kadr i płac. To rozwiązanie gwarantuje przede wszystkim poufność danych osobowych, pełną zgodność z wymogami prawa pracy oraz możliwość skoncentrowania się na kluczowych kompetencjach firmy. Outsourcing kadry i płac zapewnia także kontrolowany dostęp do danych pracowników. Dzięki naszemu bogatemu doświadczeniu i specjalistycznej wiedzy jesteśmy w stanie zapewnić profesjonalną obsługę płacową i wsparcie,. Staramy się zapewnić naszym klientom sprawność procesów w każdej fazie rozliczenia. Nasza obsługa płacowa obejmuje między innymi:

naliczanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz ustaleniami z klientem, w tym rozliczanie umów o pracę, umów cywilnoprawnych,
naliczanie wynagrodzeń dla kadry menadżerskiej
przygotowywanie dla pracowników informacji dotyczących naliczonego wynagrodzenia oraz dokonanych potrąceń (tzw. kwitki/paski wypłat/biuletyny płacowe)
obliczanie zobowiązań publicznoprawnych związanych z wynagrodzeniami oraz sporządzanie deklaracji rozliczeniowych ZUS, PIT, PFRON,
przygotowywanie rocznych indywidualnych deklaracji dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych
Dodatkowo oferujemy:
przygotowywanie danych o wynagrodzeniach niezbędnych do sprawozdawczości GUS
wsparcie w rozliczaniu czasu pracy
miesięczne rozliczanie składek PPK

Outsourcing kadr

Obsługa kadrowa polega na wielu rutynowych, a zarazem pracochłonnych czynnościach. Częste zmiany przepisów oraz regulacji prawa pracy wymagają nieustannego śledzenia informacji branżowych. Chcąc należycie usprawnić działanie outsourcingu kadr i płac, niezbędna okazuje się fachowa wiedza, doświadczenie i czas. Wiemy, że administracja kadrowa jest istotnym, ale nie najważniejszym aspektem biznesu dla przedsiębiorców. Decydując się na współpracę z naszą firmą, Klienci mogą poświęcić więcej uwagi swoim działaniom na rzecz rozwoju firmy, a wszystkie kwestie związane z kadrami i płacami powierzyć nam. W ramach oferty proponujemy m.in.:

prowadzenie teczek osobowych pracowników,
prowadzenie ewidencji nieobecności oraz ustalanie uprawnień pracowniczych,
bieżące rejestrowanie ZUS /wyrejestrowywanie ZWUA oraz wprowadzanie zmian w dokumentacji na potrzeby ZUS: ZIUA, ZCNA, KOA
monitorowanie umów terminowych,
wydawanie systemowych zaświadczeń dla pracowników,
elektronizacja wniosków urlopowych w ramach portalu pracowniczego COMARCH HRM;
wydawanie zaświadczeń dla pracowników z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb,
wsparcie w prowadzeniu ewidencji czasu pracy,
monitorowanie ważności uprawnień branżowych,
opracowanie regulaminów wewnętrznych oraz procedur grupowych,
reprezentowanie klientów w przypadku kontroli instytucji administracji państwowej,
umawianie terminu szkoleń w zakresie BHP,
przygotowywanie skierowań do lekarza medycyny pracy oraz umawianie wizyt,
administrowanie świadczeniami pozapłacowymi (pakiety medyczne LUXMED, MEDICOVER, ENELMED/ Benefit/ ubezpieczenia grupowe, w tym zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników),
konsultacje doświadczonych specjalistów.

Kalkulacja wynagrodzeń dla kadry menedżerskiej

Poufność dotycząca kwestii wynagrodzeń dla kadry zarządzającej jest istotnym czynnikiem bezpiecznego systemu naliczania płac w każdej firmie.

Kontrakt menedżerski stanowi o wiele bardziej prestiżowy typ umowy i ma zastosowanie w przypadku osób zatrudnionych na stanowiskach wyższego szczebla. Często utożsamia się go z umową o pracę, jednak w rzeczywistości te dwa dokumenty bardzo się od siebie różnią. Kontrakt menedżerski określa się czasem umową o zarządzanie. Właściciel firmy podpisuje go z menedżerem, który w zamian za wynagrodzenie zobowiązuje się do kierowania firmą i podejmowania w niej kluczowych decyzji. Wykwalifikowani pracownicy naszej firmy, zajmujący się outsourcingiem kadr i płac zadbają o rzetelne przygotowanie i rozliczanie tego rodzaju umów.

Sporządzanie i audyt regulaminów pracy

Regulamin pracy jest jednym z kluczowych wewnętrznych dokumentów w firmie. Tym samym należy zadbać o jego poprawne sporządzenie. Wymóg jego tworzenia dotyczy firm zatrudniających minimum 20 pracowników. Jego celem jest prawne unormowanie porządku wewnętrznego w danej firmie oraz odpowiadające jego potrzebom ustalenie obowiązków pracowników. Z treścią regulaminów powinni być zapoznani wszyscy pracownicy, jednak sposób i forma informowania pracowników jest wewnętrzną sprawą każdej firmy.

Proponujemy naszym klientom usługę sporządzania oraz audytu istniejących już regulaminów pracy. Przed wejściem w życie, regulaminy muszą być podpisane przez dyrektora oraz uzyskać akceptację przez upoważniony organ.

Zastępstwo pracowników kadrowo-płacowych

Zastępstwo pracowników kadrowo-płacowych ma zwykle zastosowanie w przypadku długotrwałych nieobecności. Celem tej usługi jest pomoc firmom w sytuacjach awaryjnych, gdy np. pracownik działu kadr i płac lub biuro rachunkowe, z różnych przyczyn, nie są w stanie wywiązać się ze swoich obowiązków. Nasi specjaliści mogą wówczas dokonać szczegółowej analizy bieżących spraw oraz zweryfikować wszelkie nieprawidłowości. Zajmiemy się kompleksową obsługą kadrowo-płacową do momentu powrotu osób odpowiedzialnych za jej prowadzenie. Tego rodzaju usługa pozwoli na ograniczenie kosztów związanych z rekrutacją, wdrożeniem oraz szkoleniem nowego pracownika.

Selekcja i rekrutacja kompetentnych pracowników– usługi realizowane przez Spółkę córkę Optim Human (www.optimhuman.com)

Pomagamy przedsiębiorcom również w procesie rekrutacji i selekcji pracowników na stanowiska niskiego, średniego i wyższego szczebla. Naszymi Klientami są głównie firmy z kapitałem zagranicznym, działające w różnych dziedzinach gospodarki. Nasi Konsultanci Optim Human do każdego procesu podchodzą indywidualnie, tak, jakby poszukiwali pracowników do swoich własnych struktur. W zakresie naszych usług znajdą Państwo klasyczną usługę rekrutacyjną lub pomoc w charakterze osoby Interim Recruiter. W standardzie klasycznej usługi rekrutacyjnej proponujemy wsparcie w stworzeniu profilu poszukiwanych kandydatów, dobór odpowiedniego nazewnictwa do stanowisk, jak również przedstawienie klientowi puli kandydatów razem z dodatkowymi informacjami – wymaganiami na dane stanowisko. Nasze główne metody poszukiwań to:
– selekcja aplikacji stanowiących odpowiedź na ogłoszenie
– Headhunting – aktywne docieranie do kandydatów z firm konkurencyjnych i branż pokrewnych

Taka forma współpracy pozwala reagować na ewentualne zmiany profilu, aby finalnie zatrudnić jak najlepiej dopasowanych przyszłych pracowników.
Usługa Interim Recruiter koncentruje się na wsparciu w procesie rekrutacji i selekcji pracowników. Taka propozycja świetnie się sprawdzi gdy np.:
-nagle okazuje się, że trzeba zrekrutować cały oddział w firmie;
-kluczowy pracownik odszedł na dłuższą nieobecność lub po prostu dojrzał do zmiany i rozpoczęcia nowych wyzwań zawodowych.
Dużym atutem takiego czasowego rozwiązania jest „wejście” rekrutera na wyłączność do organizacji oraz zrozumienie jej potrzeb i kultury. Jeśli jednak rekruter stwierdzi, że Twoje oczekiwania są zbyt wygórowane lub wręcz przeciwnie – zbyt niskie – możesz liczyć na rzeczową dyskusję i argumentację.
Dedykowany dla Twojej firmy rekruter dba nie tylko o to, aby znaleźć odpowiednich kandydatów, ale także o Employer Branding całej organizacji, a dzięki temu, że jest osobą z zewnątrz i ma doskonale opanowane techniki rekrutacyjne, podejście do zadań jest w pełni obiektywne, z nowymi pomysłami i rozwiązaniami. Co jest równie istotne z punktu widzenia biznesu – rozliczenie za usługę Interim Recruiter jest najczęściej godzinowe, uwzględniając oczywiście postęp w wyznaczonych przez klienta celach.

Standardowa usługa Interim Recruiter:

Wspólnie budujemy profil stanowiska lub wspieramy przy jego tworzeniu;
Dostosowujemy etapy rekrutacji do poziomu stanowiska na jakie poszukiwany jest pracownik;
Przygotowujemy i przeprowadzamy procesy rekrutacji,
Selekcja – przeprowadzamy rozmowy kwalifikacyjne - wysyłamy ewentualnie zadania praktyczne lub testy;
Badamy wszelkie niezbędne kompetencje - językowe, osobowościowe, umiejętności miękkie;
Rekomendujemy wybór konkretnego kandydata do pracy - każdy proces traktujemy indywidualnie i ustalamy sposoby oraz narzędzia do pracy

Korekty deklaracji ZUS

Nasze biuro zajmuje się przygotowaniem różnego rodzaju deklaracji przekazywanych do ZUS. Sporządzamy dokumenty dotyczące m.in. przywrócenia terminu opłacania składek czy korekty dokumentów przekazanych, takich jak:

Deklaracji rozliczeniowych: ZUS: DRA, RSA, RCA, RPA
Deklaracje zgłoszeniowych ZUS: ZWUA, ZUA, ZCNA
Realizowane przez nas korekty deklaracji ZUS obejmują m.in:
Korekty podstawy składek ZUS,
Korekty deklaracji po kontroli (korekta składek),
analizę informacji o błędach w dokumentach ZUS,
weryfikację rozbieżności na podstawie ZUS DRA i zawiadomienia o błędach ZUS WDR.
Nasza firma, zajmująca się outsourcingiem kadr i płac, przygotowuje również dokumentację, niezbędną do ustalenia kapitału początkowego.

Transgraniczne delegowanie pracowników

Usługa skierowana jest do cudzoziemców uzyskujących dochody na terenie Polski oraz do podmiotów działających na terenie Polski i dokonujących wypłaty świadczeń na rzecz cudzoziemców.

Zapewniamy profesjonalną pomoc w zakresie prawidłowego wypełniania ustawowych obowiązków w ciągu roku podatkowego oraz po jego zakończeniu.

Zakres usługi obejmuje:

W ciągu roku podatkowego:
1. Ustalenie wysokości miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy, w tym:
2. Kompleksowe doradztwo w zakresie wynagrodzeń, podatków i ZUS na terenie Polski;
3. Wsparcie w ustaleniu miejsca rezydencji podatkowej cudzoziemca oraz uzyskaniu certyfikatów rezydencji podatkowej;
4. Analiza umowy o pracę w celu ustalenia wysokości przychodów należnych w Polsce osobie oddelegowanej;
5. Wsparcie dotyczące zgłoszenia identyfikacyjnego w celu nadania NIP oraz/lub zgłoszenia aktualizacyjnego NIP dla osoby oddelegowanej i/lub małżonka;
6. Kalkulacja wysokości zaliczki podatkowej za dany miesiąc;
7. Realizowanie przelewów wynagrodzeń i podatku;
8. Przygotowanie informacji do działu księgowego o wysokości wynagrodzenia ogółem.

Ustalanie wysokości składek na ubezpieczenia społeczne, w tym:
1. Analiza stanu faktycznego pod kątem stwierdzenia istnienia lub braku obowiązku ubezpieczeniowego;
2. Zgłaszanie i wyrejestrowywanie oraz zgłaszanie zmian danych pracowników, zleceniobiorców i płatnika w ZUS;
3. Kalkulacja wysokości miesięcznych składek na ubezpieczenie społeczne, wypełnienie i przekazanie deklaracji za dany miesiąc;
4. Realizowanie przelewów ZUS.

Sporządzanie rocznych rozliczeń podatkowych, w tym:
1. od dochodów ze stosunku pracy lub przychodów z osobiście wykonywanej działalności uzyskanych w Polsce i za granicą z uwzględnieniem ulg i zwolnień podatkowych;
2. od dochodów kapitałowych;
3. od dochodów związanych z obrotem nieruchomości;
4. w zakresie wspólnych rozliczeń podatkowych (z małżonkiem lub dla osób samotnie wychowujących dziecko).

Więcej informacji na temat oferowanego wsparcia można uzyskać kontaktując się z nami.

Outsourcing kadry i płace oraz HR