Koniec kopiowania legitymacji studenckich

Powszechną praktyką jest zatrudnianie studentów na umowach cywilnoprawnych, gdyż przepisy zwalniają takie osoby z obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym do ukończenia 26 lat. Ponadto od 1 sierpnia 2019 r. osoby w wieku do 26 lat (w tym studenci) bez względu na formę zatrudnienia podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego PIT. 

Powszechną praktyką pracodawców jest także potwierdzanie statusu studenta poprzez kopiowanie legitymacji studenckich. 

Zdaniem Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) udokumentowanie danych osobowych w przypadku studenta nie oznacza konieczności ich kopiowania. Wystarczające jest okazanie legitymacji studenckich jedynie do wglądu, w celu weryfikacji oświadczenia złożonego przez pracownika czy zleceniobiorcę. 

Zgodnie z wyjaśnieniami UODO dla Gazety Prawnej z 12 stycznia 2021 r. przechowywanie skanu legitymacji studenckich zleceniobiorców jest niepoprawne ze względu na fakt, że ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320) nie uzależnia zwolnienia z podlegania ubezpieczeniom od posiadania przez zleceniodawcę kopii legitymacji. Przetwarzanie danych dotyczących wizerunku nie jest uzasadnione w przypadku umowy zlecenia. Dodatkowo ustawa z 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 725; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1517) stanowi, iż powinno się zwracać szczególną uwagę na kopiowanie dokumentów, co ma na celu zapobieganie ich fałszerstwom. UODO wyjaśniło, że istnieje możliwość potwierdzenia statusu studenta przez złożenie pisemnego oświadczenia zleceniobiorcy-studenta i okazanie legitymacji studenckiej do wglądu służbom kadrowym pracodawcy, które powinny zweryfikować ważność legitymacji oraz sporządzić adnotację na oświadczeniu zleceniobiorcy: „Potwierdzono na podstawie okazanej legitymacji studenckiej nr…” wraz z podpisem i datą.