mężczyzna w maseczce

Covid-19: Jak przygotować firmę do wznowienia działalności

Okres izolacji spowodowany pandemią zmusił wiele firm do zaprzestania działalności lub zmniejszenia zatrudnienia (przestój) z powodu prawnych zobowiązań dotyczących zgrupowań lub ograniczonego portfela zamówień. Jak przygotować firmę do wznowienia działalności?

W tym przejściowym okresie ważne jest, aby przedsiębiorstwa myślały o finansowaniu i przepływach pieniężnych, które umożliwią im powrót do „normalnej” działalności.

Większość firm posiada cele średnio- i długoterminowe. Tworzone są biznes plany i budżety na 3-5 lat, które są regularnie aktualizowane. Plany strategiczne obejmują następujące operacje: inwestycje, nabycie, rozwój zewnętrzny oraz badania i rozwój wraz z prognozami opartymi na tych przewidywaniach.

Obecny kryzys sanitarny, po którym zdaje się następować kryzys finansowy, skłania nas do lepszego poznania naszej działalności oraz do zastosowania sprawnego i krótkoterminowego zarządzania.

Na początek każda firma stara się się krótkoterminowo zabezpieczyć, czyli ustala, czego potrzebuje, aby móc kontynuować swoją działalność (jakie zespoły są potrzebne, niezbędne pomieszczenia i maszyny, jak radzą sobie kluczowi klienci i dostawcy, jaką komunikację zastosować). Taki przegląd jest konieczny przy wznawianiu działalności gospodarczej wraz z analizą SWOT (mocne i słabe punkty).

Wszystkie te elementy, związane ze wznowieniem działalności oraz ryzykiem odnośnie do osób trzecich lub kosztami ponownego przystosowywania firmy do aktualnych warunków, zmuszają do:
  • Zatwierdzenia sytuacji finansowej i przepływów pieniężnych dziś,
  • Zatwierdzenia potrzeb dotyczących finansowania i przepływów pieniężnych na koszty wznowienia działalności,
  • Zatwierdzenia kosztów i potrzeb finansowania na przystosowanie się firmy w razie potrzeby.

Finansowanie i przepływy pieniężne są zatem bronią, która pozwoli firmie przetrwać ten okres.

Poznanie i zabezpieczenie przepływów pieniężnych jest priorytetem

Faza „odmrażania” oraz wpływ obostrzeń mogły spowodować pogorszenie przepływów pieniężnych firmy. Możemy tutaj przytoczyć kilka przykładów napotkanych trudności:
  • Osłabieni klienci lub ci, którzy przyjęli alternatywne wzorce konsumpcji,
  • Dostawcy mający trudności oraz niezbędna analiza dotycząca kluczowych dostawców,
  • Łańcuchy dostaw w trudnej sytuacji lub zatrzymane,
  • Tymczasowo niedostępne kanały dystrybucyjne,
  • Problemy kadrowe z mniej efektywnymi zespołami pracującymi w domu, absencja, rezygnacje, skomplikowane sytuacje osobiste itd.,
  • Ryzyko związane z otwarciem nowych klastrów, a tym samym z ponowną izolacją,
  • Dotknięte trudną sytuacją rynki zagraniczne, których sytuacja może kwestionować marżę lub działania firmy w pełnym wymiarze,
  • Przerwy w dostawie kluczowych produktów,

W tym okresie wiele nieprzewidzianych czynników może mieć wpływ na firmę, a trudno przewidywalne scenariusze muszą być wzięte pod uwagę z wyprzedzeniem. Dlatego ważne jest, aby ostrożnie zarządzać przepływami pieniężnymi i wykorzystywać je przy strategicznych wyborach niezbędnych do wznowienia działalności. Jak możemy zabezpieczyć przepływy pieniężne i finansowanie, które są tak ważne?

Analiza możliwości finansowania

Przygotowanie dostępnych opcji finansowania:

  • Krótkoterminowe bankowe,
  • Pożyczki wspólników,
  • Dotacje,
  • Pożyczki bankowe,
  • Factoring,
  • Pomoc z PFR oraz tarcza antykryzysowa.

Pomoc zaproponowana przez państwo umożliwiła niektórym firmom wyjście z trudnej sytuacji, ale nie zaspokoiła potrzeb w zakresie przepływów pieniężnych wielu z tych, które poszukują dodatkowego finansowania, a ponadto jest ona uwarunkowana wieloma czynnikami. Zatem w pracy nad tego typu krótkoterminowym rozwiązaniem pożyczki gotówkowe lub faktoring wydają się być rozwiązaniem nie do pominięcia.

Analiza marży, obrotów i wydatków

Przy dobrej koniunkturze gospodarczej firmy odnoszące sukces mają tendencję do spoczywania na laurach i odpuszczają sobie analizę marży. Nierzadko generują też koszty, których można byłoby uniknąć lub zarezerwować na trudniejsze okresy, takie jak obecny czas „post Covid-19”, kiedy wydatki są nieuniknione.

Profesjonalny biegły rewident i analityk finansowy dostarczą rzetelne tabele pilotażowe dla firmy. Należy przeanalizować rachunek zysków i strat, ale też, jako start-up, należy pracować nad dokładnym zarządzaniem kontem bankowym.

Trzeba przyjrzeć się wszystkim dostawcom oraz zastanowić się, które usługi można zaliczyć do „luksusowych”, a także jakie są koszty związane z pracownikami. Firmy będą musiały ponownie przeanalizować swoją strategię uruchamiania projektów (nowe produkty i usługi) w oparciu o wymogi dotyczące wydatków CAPEX oraz prognozy przychodów na krótszy okres.

Ekosystem w trudnościach: konta osób trzecich

  • Dostawcy

    • Stwórz kategorie dostawców, biorąc pod uwagę, jak bardzo są kluczowi w zaopatrzeniu,
    • Staraj się udzielać pomocy tym, którzy jej potrzebują i utrzymuj kontakt w sprawie tych trudności,
    • Opracuj mapę zakupów i postaraj się wziąć pod uwagę różnorakie ryzyko związane z dostawcami.
  • Klienci

    • Pracuj ręka w rękę ze swoimi klientami,
    • Słuchaj ich potrzeb i, jeśli możesz, wspieraj,
    • Śledź wskaźniki wypłacalności za pośrednictwem agencji zajmujących się tego typu usługami,
    • Upewnij się, że bierzesz pod uwagę różnorodne zagrażające ryzyko, aby uniknąć efektu śnieżnej kuli.

Narzędzia do wykorzystania w obu przypadkach: ubezpieczenie kredytu, zarządzanie terminami płatności, odsetki naliczane w zależności od terminów bez konieczności korzystania ze standardowych usług faktoringowych lub faktoringu zwrotnego.

Zależności w niektórych sektorach doprowadzą do wywołujących się wzajemnie niepowodzeń. Nie wahaj się pracować na nowych rynkach, aby zmniejszyć zagrażające ryzyko.

Bezpieczny powrót do „normalności”

W oparciu o poprzednie kroki należy pracować nad unormowaniem działalności, lecz bardziej tradycyjnymi metodami:

  • Założenie aktywnej usługi windykacyjnej lub współpraca z profesjonalistami w tej dziedzinie, aby zabezpieczyć swoje dochody,
  • Utrzymywanie monitoringu wypłacalności kont osób trzecich przy regularnej analizie starszych bilansów firmy oraz raportów instytucji zatwierdzających wypłacalność,
  • Praca nad niezależnością przy kilku klientach lub sektorach,
  • Praca nad niezależnością niektórych dostawców.

Praca w trybie budżetowym stała się w tego typu sytuacji nieefektywna. Należy pracować nad bardziej „zwinną” i odporną organizacją.

Sprawne zarządzanie 

Firmy będą oczywiście musiały kontynuować pracę nad prognozami i codziennie monitorować wskaźniki: zapotrzebowanie na kapitał obrotowy, obroty, analiza marży, przegląd starszych bilansów, monitorowanie przepływów pieniężnych. W tym celu firma będzie musiała zatrudnić wewnętrznego lub zewnętrznego konsultanta kompetentnego w zakresie zarządzania tymi obszarami i wdrażania KPI.

Nadszedł czas, aby ponownie przemyśleć sposób dystrybucji dywidend lub wydatków, tak aby zachować „poduszkę” finansową, która ochroni firmę przed nieprzyjemnymi niespodziankami.

Ważne jest również, aby firma regularnie współpracowała ze swoimi partnerami finansowymi w celu podtrzymania dialogu i zaufania w drodze do sukcesu.

Nie wahaj się na tym etapie inwestować w przyszłość, aby móc wprowadzić swoją firmę na rynek jutra i utrzymać przewagę nad konkurencją. Dla tych, którzy wynieśli lekcję z tego trudnego czasu, otwierają się obecnie możliwości („cyfryzacja”, „przeniesienie produkcji”, „produkcja ekologiczna”, „praca zdalna” itp.).

Firmy mimo wszystko weszły do tunelu z latarką. Ważne jest, aby oszczędzać baterie (przepływy pieniężne), ale także aby świadomie iść do przodu w celu wznowienia działalności, chronić jednostki, z którymi firma współpracuje (klienci, dostawcy), utrzymać zespoły na miejscu i pracować nad ograniczeniem inwestycji bez uniemożliwiania rozwoju w przyszłości… Wyzwania, którym trzeba sprostać są ogromne.